¿Cuál es el secreto de una reunión eficaz? Lo que podemos aprender de las videoconferencias y las reuniones presenciales
- 28 mayo 2021
- Negocios
Las reuniones y formaciones ya no han vuelto a ser lo que eran tras el Covid. Con las nuevas dinámicas del teletrabajo impuestas por la situación de pandemia actual, nos hemos tenido que acostumbrar a las videoconferencias y a los webinars a marchas forzadas. Son herramientas accesibles e intuitivas que nos permiten establecer una comunicación fluida con nuestros equipos de trabajo, además de acceder a eventos y formaciones desde cualquier lugar del mundo. Y no nos cabe la menor duda de que las seguiremos utilizando en la nueva normalidad, pero, ¿seguro que han venido para quedarse?
Los psicólogos no lo ven tan claro: ya hace tiempo que empiezan a hablar de la “fatiga de Zoom”. Este fenómeno fue descubierto por el laboratorio de interacción humana de la Universidad de Standford, que ha advertido a través de un estudio que el uso de herramientas para mantener videoconferencias eleva los niveles de estrés de los participantes. La razón es que durante las videoconferencias los participantes deben prestar mucha más atención, algo que puede resultar agotador debido al sobreesfuerzo psicológico que ello comporta.
¿Podemos trasladar el componente presencial a las videoconferencias?
Es difícil equiparar una videoconferencia a un encuentro presencial, aunque cumplan el mismo objetivo. Los expertos sugieren que, cuando uno de los componentes de la comunicación está ausente, hay que invertir mucha más atención y esfuerzo para expresarse y comprenderse. Pero lo que es aún más sorprendente es que se ha demostrado que este esfuerzo de comunicación es aún mayor que con una llamada telefónica, ya que a través de la videoconferencia hay más fallos de volumen y sobreesfuerzo para descifrar el lenguaje no verbal.
A pesar de todo, gracias a estas herramientas hemos logrado sobrevivir al distanciamiento social impuesto por la pandemia, y hemos aprendido más que nunca a sacarles el máximo partido y a estar más conectados con nuestros equipos de trabajo. Sin embargo, algo está cambiando, y al igual que las empresas están comenzando a planear el inevitable regreso a las oficinas, también comienzan a echar de menos el componente presencial en las reuniones.
La búsqueda de esta “tercera dimensión” podría explicar por qué muchas compañías están apostando de nuevo por espacios profesionales para organizar sus reuniones y formaciones. De hecho, la contratación de salas está facilitando mucho la transición a la vuelta a los espacios de trabajo en aquellas empresas que todavía no trabajan al 100% de forma presencial, al disponer de un espacio donde poder interactuar cara a cara con sus empleados, clientes y colaboradores.
¿Qué puede enseñarnos la presencialidad sobre la eficacia de las reuniones?
Las reuniones presenciales nos ofrecen una oportunidad de interacción real de la que carecen las plataformas digitales, además de aportar grandes ventajas cualitativas:
- Cercanía. Tener a tus compañeros, al ponente o al formador en la misma sala y poder interactuar con ellos facilita enormemente la comunicación y la comprensión de la información. El lenguaje corporal y el tono de voz nos transmiten mucha más información en persona que de forma virtual.
- Motivación. La interacción con otras personas mejora la implicación, fomenta el networking y el trabajo colaborativo. Además, al compartir el mismo espacio con otras personas, nos sentimos menos solos.
- Mayor atención. Cuando estamos en una reunión o formación presencial, estar en “el aquí y el ahora” nos requiere mucho menos esfuerzo, ya que tenemos menos distracciones. Por este motivo, es mucho más fácil persuadir y captar la atención de nuestra audiencia que si lo hiciéramos de forma virtual.
- Sentimiento de pertenencia. La interacción presencial nos permite reforzar los vínculos con la empresa, ya que podemos mirar directamente a los ojos de las personas, lo que nos permite transmitir una mayor confianza.
En definitiva, estos elementos nos permiten tomar más conciencia sobre aquellos aspectos no tan presentes en las videoconferencias y, por tanto, aplicar las mejoras necesarias para que se asemejen al máximo a las reuniones y formaciones presenciales. Pero hay que ser realistas: desde el otro lado de la cámara, seguiremos percibiendo el mundo en “dos dimensiones”.
¿Qué impacto tienen las nuevas tecnologías en las formaciones?
Muchos estudios confirman los beneficios que ofrecen el uso de las TIC en el ámbito formativo. Más allá de las ventajas de cada uno de los formatos, la tecnología es un aspecto muy importante que tiene un gran impacto en la calidad de nuestros encuentros de empresa.
En las videoconferencias, es un elemento imprescindible: sin una buena calidad de la conexión, de cámara y una buena plataforma, no podemos llevar encuentros virtuales con éxito. En cambio, en las reuniones y formaciones presenciales, no afecta tanto el factor tecnológico, pero es cierto que potencia aún más la efectividad en la comunicación y el aprendizaje.
Un buen ejemplo son las pantallas interactivas: son una herramienta muy útil que destaca no solo por su enorme potencial, sino porque ofrece una experiencia de gran impacto en tus formaciones y presentaciones. Te permiten compartir, dibujar y anotar ideas, facilitan una mejor retención de la información y fomentan la participación, al guardar las anotaciones de la pantalla en archivos, vídeos e imágenes. Además, su tecnología multitáctil permite el uso simultáneo por varias personas, así como la posibilidad de descargar aplicaciones.
Si necesitas una sala preparada y equipada tecnológicamente para reunirte con tus empleados o impartir formaciones, en CINC te ofrecemos soluciones a medida con todas las facilidades en un entorno único que te permitirá reforzar los vínculos y el sentimiento de pertenencia de la empresa. Disponemos de una pantalla táctil interactiva de 86 pulgadas con la que podrás proyectar presentaciones interactivas en alta definición desde cualquier ordenador de forma muy sencilla. Si quieres que tus eventos y formaciones aporten un gran valor diferencial a tu empresa, no dudes en contactarnos y te asesoraremos (info@cinc.es).
