¿Cómo influye el entorno físico en el éxito de nuestras reuniones?

Las reuniones de trabajo forman parte de nuestro día a día: pasamos gran parte de nuestra vida laboral reunidos, ya sea con nuestros clientes y colaboradores o con nuestro equipo de trabajo.

Según la encuesta Workflow Index, llevada a cabo por Slack, se considera que el límite para mantener la productividad es de dos horas de reuniones al día. Incluso hay empresas que animan a sus empleados a no asistir a las reuniones a menos que su presencia no sea imprescindible.

Sin lugar a dudas, aprovechar bien el tiempo de nuestras reuniones es clave, pero el entorno donde las llevamos a cabo también es importante. A continuación, enumeramos los factores del entorno que influyen en su éxito.

Mobiliario ergonómico

La comodidad es clave para el éxito de cualquier reunión y sentirnos confortables en nuestra sala de reunión contribuye a un ambiente más productivo. En este sentido, contar con mobiliario ergonómico, como sillas cómodas ajustables que se adaptan a cada usuario, es un aspecto muy importante si tenemos previsto pasar horas reunidos.

La insonorización del espacio

Otro de los factores que influyen mucho en la calidad de las reuniones es la insonorización de la sala. Imagina llevar a cabo una reunión importante con ruido de fondo que genera distracciones e incluso puede llegar a ser molesto. Contar con una sala de reuniones insonorizada nos permite llevar a cabo nuestros encuentros sin distracciones ni sorpresas.

Tecnología y equipos audiovisuales

En una sala de reunión bien equipada no pueden faltar buenos equipos audiovisuales. Disponer de un equipo profesional de videoconferencia, conexión Wifi de alta velocidad, un gran televisor Smart TV y proyector son idóneas para mantener reuniones de trabajo donde necesitemos transmitir profesionalidad y eficacia.

La iluminación

Causar una buena impresión en nuestras reuniones es fundamental para transmitir una imagen profesional. ¿Cuántas veces hemos tenido una videollamada en las que nuestro interlocutor se veía a contraluz? Una sala de reunión luminosa no solo nos permite proporcionar un ambiente de trabajo productivo, sino que también incrementa nuestro confort y ayuda a prevenir la fatiga visual. Además, la luz natural nos proporciona un ambiente idóneo que promueve el bienestar y contribuye a mejorar nuestro rendimiento.

Servicio de cátering

En ocasiones, las reuniones de trabajo pueden durar varias horas. Ofrecer a nuestros asistentes desayuno o comida en el mismo espacio es una opción que permite aprovechar el tiempo de la reunión de trabajo, en lugar de tener que salir a hacer una pausa. Y que no falte una buena máquina de café y hervidor y tés e infusiones en la sala: hacerles sentir como en casa contribuirá a que el ambiente de trabajo fluya y sea más productivo.

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