6 claves para mejorar la calidad y productividad de tus reuniones presenciales

Se dice, a menudo, que el exceso de reuniones “mata la productividad”. Sin embargo, estos encuentros forman parte de nuestra vida laboral, y muchas veces son necesarios para poder llevar a cabo proyectos, trabajar en equipo y comunicarnos con nuestros clientes. 

¿Qué podemos hacer para que nuestras reuniones sean una herramienta de productividad, y no lo contrario? Primero de todo, ser conscientes de algunos errores comunes que afectan a su eficacia, como, por ejemplo:

• La persona que la convoca no la prepara o no tiene claros los objetivos
• No existe una agenda con los temas a tratar
• Dispersión a la hora de liderar la reunión
• Algunos participantes parecen ausentes
• La falta de un espacio profesional, cómodo y aislado acústicamente

¿Te suena alguna de ellas? Si quieres que partir de ahora tus reuniones de trabajo presenciales mejoren en calidad y no resten productividad a tus horas de trabajo, te proponemos seguir 6 claves que te ayudarán a optimizar su eficacia y prevenir estos errores.

1. Marca el objetivo de la reunión y comunícalo

En cada reunión, debe haber siempre un objetivo, y este debe comunicarse a los asistentes. Si no hay una finalidad clara, quizás la reunión no deba llevarse a cabo: las personas convocadas podrían percibirlo como una pérdida de tiempo y que no se muestren receptivas durante el encuentro.

2. Determina los temas que se tratarán en una agenda

Establecer una agenda con los puntos que se abordarán en la reunión ayuda a mejorar su eficacia y a evitar la dispersión. Si no tenemos claro qué puntos vamos a tratar, es posible que se alargue más de lo previsto.

3. Establece un límite de tiempo realista y cúmplelo

Es muy importante abordar los temas programados de la reunión dentro de un timing que se ajuste. De lo contrario, la reunión podría alargarse más de lo previsto, y no puedes contar con que allá de este timing los asistentes sigan disponibles para reunirse. Además, las reuniones que duran demasiado acaban siendo agotadoras.

4. Prepárate bien antes de la reunión

Este punto es de vital importancia para todos los participantes de la reunión. Deben revisarse los correos electrónicos donde se informa sobre la agenda con los temas a tratar y anticiparse con posibles dudas o anotaciones.

5. Elige un espacio profesional adaptado para la reunión

La elección de un espacio profesional para organizar reuniones es uno de los aspectos más determinantes para que se lleve a cabo con éxito. Dentro de este ámbito influyen algunos elementos, como la disposición del mobiliario, la capacidad de la sala, la tecnología (buena conexión a Internet, equipos de videoconferencia), la luz o la climatización.

En CINC disponemos de un servicio de alquiler de salas en Barcelona. Descubre nuestras salas modernas, cómodas y perfectamente equipadas con todos los elementos y la tecnología para que tus reuniones profesionales sean lo más productivas posible: servicios de videoconferencia profesional, mobiliario ergonómico, climatización regulable, espacios insonorizados y luz natural.

Contacta con nosotros para más información o para hacer tu reserva.