Quin és el secret d’una reunió eficaç? El que podem aprendre de les videoconferències i les reunions presencials
- 31 maig 2021
- Centre de Negocis
Les reunions i formacions ja no han tornat a ser el que eren després de la Covid. Amb les noves dinàmiques del teletreball imposades per la situació de pandèmia actual, ens hem hagut d'acostumar a les videoconferències i als webinars a corre-cuita. Són eines accessibles i intuïtives que ens permeten establir una comunicació fluida amb els nostres equips de treball, a més d'accedir a esdeveniments i formacions des de qualsevol lloc del món. I no tenim cap mena de dubte que les continuarem utilitzant en la nova normalitat, però, segur que han vingut per a quedar-se?
Els psicòlegs no ho veuen tan clar: ja fa temps que comencen a parlar de la “fatiga de Zoom”. Aquest fenomen va ser descobert pel laboratori d'interacció humana de la Universitat d’Standford, que ha advertit a través d'un estudi que l'ús d'eines per a mantenir videoconferències eleva els nivells d'estrès dels participants. La raó és que durant les videoconferències els participants han de prestar molta més atenció, alguna cosa que pot resultar esgotador a causa del sobreesforç psicològic que això comporta.
Podem traslladar el component presencial a les videoconferències?
És difícil equiparar una videoconferència a una trobada presencial, encara que compleixin el mateix objectiu. Els experts suggereixen que, quan un dels components de la comunicació està absent, cal invertir molta més atenció i esforç per a expressar-se i comprendre's. Però el que és encara més sorprenent és que s'ha demostrat que aquest esforç de comunicació és encara més gran que amb una trucada telefònica, ja que a través de la videoconferència hi ha més fallades de volum i sobreesforç per a desxifrar el llenguatge no verbal.
Malgrat tot, gràcies a aquestes eines hem aconseguit sobreviure al distanciament social imposat per la pandèmia, i hem après més que mai a treure'ls el màxim partit i a estar més connectats amb els nostres equips de treball. No obstant això, alguna cosa està canviant, i igual que les empreses estan començant a planejar l'inevitable retorn a les oficines, també comencen a trobar a faltar el component presencial en les reunions.
La cerca d'aquesta “tercera dimensió” podria explicar per què moltes companyies estan apostant de nou per espais professionals per a organitzar les seves reunions i formacions. De fet, la contractació de sales està facilitant molt la transició a la tornada als espais de treball en aquelles empreses que encara no treballen al 100% de manera presencial, en disposar d'un espai on poder interactuar cara a cara amb els seus empleats, clients i col·laboradors.
Què pot ensenyar-nos el factor presencial sobre l'eficàcia de les reunions?
Les reunions presencials ens ofereixen una oportunitat d'interacció real de la qual manquen les plataformes digitals, a més d'aportar grans avantatges qualitatius:
- Proximitat. Tenir als teus companys, al ponent o al formador en la mateixa sala i poder interactuar amb ells facilita enormement la comunicació i la comprensió de la informació. El llenguatge corporal i el to de veu ens transmeten molta més informació en persona que de manera virtual.
- Motivació. La interacció amb altres persones millora la implicació, fomenta el networking i el treball col·laboratiu. A més, en compartir el mateix espai amb altres persones, ens sentim menys sols.
- Major atenció. Quan estem en una reunió o formació presencial, estar en “l'aquí i l'ara” ens requereix molt menys esforç, ja que tenim menys distraccions. Per aquest motiu, és molt més fàcil persuadir i captar l'atenció de la nostra audiència que si ho féssim de manera virtual.
- Sentiment de pertinença. La interacció presencial ens permet reforçar els vincles amb l'empresa, ja que podem mirar directament als ulls de les persones, la qual cosa ens permet transmetre una major confiança.
En definitiva, aquests elements ens permeten prendre més consciència sobre aquells aspectes no tan presents en les videoconferències i, per tant, aplicar les millores necessàries perquè s'assemblin al màxim a les reunions i formacions presencials. Però cal ser realistes: des de l'altre costat de la càmera, continuarem percebent el món en “dues dimensions”.
Quin impacte tenen les noves tecnologies en les formacions?
Molts estudis confirmen els beneficis que ofereixen l'ús de les TIC en l'àmbit formatiu. Més enllà dels avantatges de cadascun dels formats, la tecnologia és un aspecte molt important que té un gran impacte en la qualitat de les nostres trobades d'empresa.
En les videoconferències, és un element imprescindible: sense una bona qualitat de la connexió, de càmera i una bona plataforma, no podem portar a terme trobades virtuals amb èxit. En canvi, en les reunions i formacions presencials, no afecta tant el factor tecnològic, però és cert que potencia encara més l'efectivitat en la comunicació i l'aprenentatge.
Un bon exemple són les pantalles interactives: són una eina molt útil que destaca no sols pel seu enorme potencial, sinó perquè ofereix una experiència de gran impacte en les teves formacions i presentacions. Et permeten compartir, dibuixar i anotar idees, faciliten una millor retenció de la informació i fomenten la participació, en guardar les anotacions de la pantalla en arxius, vídeos i imatges. A més, la seva tecnologia multi tàctil permet l'ús simultani per diverses persones, així com la possibilitat de descarregar aplicacions.
Si necessites una sala preparada i equipada tecnològicament per a reunir-te amb els teus empleats o impartir formacions, a CINC t'oferim solucions a mida amb totes les facilitats en un entorn únic que et permetrà reforçar els vincles i el sentiment de pertinença de l'empresa.
Disposem d'una pantalla tàctil interactiva de 86 polzades amb la qual podràs projectar presentacions interactives en alta definició des de qualsevol ordinador de forma molt senzilla. Si vols que els teus esdeveniments i formacions aportin un gran valor diferencial a la teva empresa, no dubtis a contactar-nos i t'assessorarem (info@cinc.es).
