Protegeix les teves reunions virtuals

Actualment, en plena expansió de l'ús de les noves tecnologies en l'àmbit empresarial, on estan molt presents les reunions on line i les videoconferències, es comencen a detectar incidències en la protecció de les dades i continguts d'aquestes reunions que afecten tant a empreses com als usuaris en general d'aquestes tecnologies, com per exemple, pràctiques no ètiques, connexions de persones externes a l'empresa o d'antics companys o filtracions d'informació privada de l'empresa… entre altres.

Aquests problemes es deuen a diferents errors que cometem a l'hora de crear reunions i de compartir els enllaços per unir-se a les conferències. A continuació, alguns consells per prevenir i evitar aquests mals de cap:

Restringir els accessos

És important crear noves sales de reunions a cada ocasió amb diferents I.P. i enllaços, d'aquesta manera dificultarem que puguin rastrejar la nostra activitat.

Enviar els enllaços de les reunions només als participants i evitar compartir-ho a través de llistes programades, a més a més, hem de conscienciar molt bé als nostres treballadors per tal que aquests no reenviïn els links.

Establir contrasenyes per accedir a les reunions (si poden ser d'un sol ús millor) o habilitar sales d'espera al programa on els usuaris sol·licitaran l'accés a la reunió i s'haurà d'atorgar la verificació de manera individual, així es pot controlar qui s'uneix.

Si les reunions són molt nombroses, es pot configurar la plataforma perquè avisi cada vegada que un participant s'uneix i així tenir controlat el nombre de participants. També es pot bloquejar l'accés a la videoconferència un cop ens assegurem que tots els participants estan connectats.

No gravar les reunions

Si no és estrictament necessari, no haurien de gravar-se les reunions, ja que les gravacions finals poden quedar emmagatzemades a servidors o al núvol i que aquest deixi de tenir la protecció necessària.

Si fos necessari realitzar les gravacions, es recomana informar a tots als assistents que la sessió serà gravada, així com informar de quan serà l'inici i quan serà el final. I, de nou, s'ha de vigilar on queden guardades aquestes reunions i procurar que aquest sigui un lloc segur.

Vigilar quan es comparteix informació (compartir pantalla o arxius)

Deshabilitar l'opció de xat i de compartir pantalla sempre que no sigui necessari, amb aquesta acció podràs estalviar-te filtracions o intervencions innecessàries. Quan s'han de fer presentacions, seria ideal que només tinguessin l'opció de compartir pantalla o arxius els usuaris necessaris i limitar o desactivar els micròfons dels no participants.

Recomanacions pels participants

Quan facis una videoconferència comprova quina imatge s'està captant, i recol·loca o treu allò que no vulguis mostrar. Tot i això, aconsellem que s'utilitzin fons virtuals que ocultin espais personals.

Avisar als convivents o a altres persones presents a casa o a la mateixa sala que s'estarà celebrant una reunió i que aquests puguin modificar la seva activitat perquè no surtin per darrere, així com bloquejar els micròfons quan no s'intervingui.

No entrar a arxius que s'envien pel xat que no provinguin de l'amfitrió o que aquest hagi donat permís, així com enviar tu arxius, sobretot cap a usuaris externs.

És molt important que llegeixis i t'informis de la política de privacitat que segueix la plataforma que estàs usant. Recomanaríem mirar si compleixen la normativa de protecció de dades, la RGPD i la LOPDGDD.

També és aconsellable que les empreses que fan servir aquestes plataformes i aplicacions disposin de les versions de pagament d'aquestes, ja que acostumen a garantir una major protecció de les dades.

Si vols més informació contacta amb el nostre departament de protecció de dades: rgpd@cinc.es