COVID-19: Eines per facilitar la comunicació en equip i la productivitat per a les empreses que teletreballen
24 març 2020
Assessoria, Centre de Negocis
La crisi sanitària actual del COVID-19 ha empès moltes empreses a enviar cap a casa els seus empleats d’un dia per l’altre, per tal de poder continuar amb la seva activitat de forma segura mitjançant el teletreball. Aquesta situació ens ha agafat a molts desprevinguts/des, i hem hagut d’habituar-nos en poc temps a noves formes de comunicació i treball en equip.
Per a d’altres, el fet d’haver de compartir l’espai de treball amb la família durant aquests dies de confinament, fa que el teletreball sigui un repte. I, si a més a més, li sumem els esforços per aconseguir que la comunicació a distància sigui igual de fluïda i immediata que la presencial, ens trobem davant de tot un desafiament. Sabem que no és una situació fàcil, així que caldrà ser pacients i esperar que passi aviat perquè les empreses puguem recuperar la normalitat d’abans.
Mentrestant, tenim l’oportunitat de descobrir noves eines de comunicació en equip i productivitat. Molts ja coneixem aplicacions com Skype, Google Hangouts o Google Drive, i també d’altres canals com les àudioconferències, que als nostres clients els resulta molt útil per mantenir converses telefòniques entre múltiples persones a la vegada. Però n’hi ha d’altres que de ben segur t’ajudaran a portar el teu dia a dia de forma més productiva, aconseguir millorar la comunicació diària amb els companys de feina i tenir reunions més efectives.
A continuació, et presentem una selecció de les ens han agradat i que considerem més interessants:
Zoom
És una eina alternativa a Skype molt útil per a videoconferències, que incorpora funcions de treball col·laboratiu, com la pissarra virtual o la possibilitat d’accedir a l’ordinador d’altres usuaris (igual que amb altres eines com Team Viewer). També permet xatejar i impartir webinars de forma àgil i senzilla, programar reunions, gravar-les i crear recordatoris.
Es tracta d’una eina de comunicació interna que integra el correu electrònic, la missatgeria instantània i altres aplicacions com Skype. Les converses es produeixen en canals que poden organitzar-se per assumpte, projecte o equip, per exemple, i així es garanteix que la comunicació arribi a tothom i no es perdi.
Gràcies a aquesta aplicació, pots etiquetar les tasques i ordenar-les en llistes: To do, Doing, i Done. És possible assignar responsables a les tasques i dates de d’entrega. Així, cada usuari rep notificacions, i pots personalitzar el teu dashboard com vulguis.
Es tracta d’un gestor de tasques que et permet planificar, organitzar i gestionar projectes a la vegada que facilita la col·laboració amb altres companys i en facilita el seu seguiment.
Està pensada per prendre decisions quan es requereix d’una majoria per aprovar-les. En aquest sentit, és una eina molt útil com a alternativa a les reunions, ja que no és necessari que tots els usuaris estiguin online a la vegada, i permet acceptar, rebutjar o bloquejar decisions.
Consells per mantenir una vídeo-conferència efectiva
El fet d’estar habituats a la feina presencial fa que, en general, estiguem menys familiaritzats amb les reunions que s’organitzen a través de videoconferències. I tot i que ja coneguem les eines de vídeo-trucada, moltes vegades no som conscients dels errors que cometem quan les fem servir per reunir-nos amb clients o companys de feina.
Cal tenir en compte que en les reunions virtuals es perd una part important de la nostra comunicació no verbal (la nostra mirada, els nostres gestos, l’espai que ocupem, etc.), i cal tractar de potenciar-lo. Per això, et donem una sèrie de consells útils per millorar l’eficàcia dels teus videoconferències i que siguin més professionals:
Testeja l’aplicació de videoconferència abans de la reunió. Moltes vegades donem per fet que tot funcionarà correctament, fins que ens adonem que alguna cosa no va bé quan ja ha començat la reunió. No costa res dedicar uns minuts abans a verificar que la connexió, la il·luminació i el so són els adequats.
Tria bé el lloc des d’on tindràs la videoconferència. És important seleccionar bé l’angle des d’on et connectaràs: intenta que sigui una zona sense trànsit i sense objectes que puguin distreure als altres participants.
Cuida la teva imatge. Recorda que, encara que et connectis des de casa, estàs en una reunió de treball i la imatge que projectes diu molt de tu, encara que només et vegin de cintura cap amunt. Procura portar una vestimenta adequada i tenir cura del to de veu i el llenguatge.
Involucra els assistents. Si ets l’organitzador/a d’una reunió on participen diverses persones, no oblidis interactuar, en la mesura del possible, amb totes elles. És fàcil que a ell no estar totes presents en el mateix espai centrem la nostra atenció només en les que parlen, mentre que aquelles que no han intervingut passin desapercebudes.
Mira a la càmera quan parlis. També és aconsellable, sempre que te’n recordis, mirar a la càmera quan estàs parlant: guanyaràs molta més proximitat i els teus missatges tindran més força.
Evita la multitasca. Pensa que tot i que estem en una reunió virtual, el context és el mateix que el d’una reunió presencial i, per tant, no és el moment de fer altres tasques en paral·lel (com contestar correus electrònics, seguir treballant, etc.) , sinó d’estar actius i presents a la reunió.
El Govern va aprovar un seguit de mesures urgents en relació a la crisi del COVID-19 recollides en el Reial Decret 8/2020, de 17 de març, entre les quals destaquem la prestació extraordinària per cessament d'activitat per a aquells autònoms que han vist reduïda la seva activitat o s'han vist obligats a tancar el seu negoci.
L'Agència Espanyola de Protecció de Dades, en el context de l'emergència de salut pública derivada de l'extensió de l'coronavirus, està rebent consultes, tant de ciutadans com d'empreses i altres subjectes obligats a el compliment de la normativa de protecció de dades sobre el tractament de dades personals relatives a la salut.
