6 claus per millorar la qualitat i productivitat de les reunions presencials

Sovint es diu que l’excés de reunions “mata la productivitat”. Tot i això, aquestes trobades formen part de la nostra vida laboral, i moltes vegades són necessàries per poder dur a terme projectes, treballar en equip i comunicar-nos amb els nostres clients.

Què podem fer perquè les nostres reunions siguin una eina de productivitat, i no el contrari? Primer de tot, ser conscients d’una sèrie d’errors comuns que afecten la seva eficàcia, com ara:

• La persona que la convoca no la prepara o no té clars els objectius
• No hi ha una agenda amb els temes a tractar
• Dispersió a l’hora de liderar la reunió
• Alguns participants semblen absents
• La manca d’un espai professional, còmode i aïllat acústicament

Te’n sona algun? Si vols que a partir d’ara les teves reunions de treball presencials millorin en qualitat i no restin productivitat a les teves hores de treball, et proposem seguir 6 claus que t’ajudaran a optimitzar la seva eficàcia.

1. Marca l’objectiu de la reunió i comunica’l

A cada reunió, hi ha d’haver sempre un objectiu, i aquest s’ha de comunicar als assistents. Si no hi ha una finalitat clara, potser la reunió no s’ha de dur a terme: les persones convocades podrien percebre’l com una pèrdua de temps i que no es mostrin receptives durant la trobada.

2. Determina els temes que es tractaran en una agenda

Establir una agenda amb els punts que s’abordaran a la reunió ajuda a millorar-ne l’eficàcia i a evitar la dispersió. Si no tenim clar quins punts tractarem, és possible que s’allargui més enllà del previst.

3. Estableix un límit de temps realista i compleix-lo

És molt important abordar els temes programats de la reunió dins d’un timing que s’hi ajusti. En cas contrari, la reunió podria allargar-se, i no pots comptar que allà d’aquest timing els assistents segueixin disponibles per reunir-se. A més, les reunions que duren massa acaben sent esgotadores.

4. Prepara’t bé abans de la reunió

Aquest punt és de vital importància per a tots els participants de la reunió. Cal revisar els correus electrònics on s’informa sobre l’agenda amb els temes que s’han de tractar i anticipar-se amb possibles dubtes o anotacions.

5. Escull un espai professional adaptat per a la reunió

L’elecció d’un espai professional per organitzar reunions és un dels aspectes més determinants perquè es dugui a terme amb èxit. Dins d’aquest àmbit influeixen elements, com ara la disposició del mobiliari, la capacitat de la sala, la tecnologia (bona connexió a Internet, equips de videoconferència), la llum o la climatització.

A CINC disposem de sales de reunió modernes i còmodes perfectament equipades de diferents capacitats amb tots els elements i la tecnologia perquè les teves reunions profesionales siguin el màxim de productives: serveis de videoconferència professional, mobiliari ergonòmic, climatització regulable, espais insonoritzats i llum natural.

Contacta amb nosaltres per a més informació o per fer la reserva.